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DOCUMENTATION

Guide complet Entreview

Tout ce que vous devez savoir pour piloter efficacement vos entretiens annuels et professionnels avec Entreview. De la configuration initiale a l'analyse des resultats.

Introduction

Entreview est une plateforme SaaS de gestion des entretiens RH concue specialement pour les PME multi-sites. Elle vous permet de planifier, realiser, suivre et archiver l'ensemble de vos campagnes d'entretiens annuels et professionnels, en toute conformite avec le Code du travail.

A qui s'adresse Entreview ?

DRH & Responsables RH Pilotez toutes vos campagnes depuis un tableau de bord centralise. Suivez la conformite legale en temps reel.
RRH de site Gerez les entretiens de votre perimetre. Validez les comptes rendus et suivez l'avancement de votre site.
Managers Preparez et conduisez les entretiens de votre equipe. Redigez les comptes rendus et fixez les objectifs.
Collaborateurs Accedez a vos entretiens, preparez-vous en amont et consultez l'historique de vos evaluations.

Types d'entretiens geres

Entreview prend en charge tous les types d'entretiens prevus par la legislation francaise :

Entretien Annuel d'Evaluation (EAE) Bilan annuel des performances, objectifs atteints et perspectives d'evolution.
Entretien Professionnel (EP) Obligatoire tous les 2 ans. Perspectives d'evolution, souhaits de formation, parcours professionnel.
Entretien de reprise A realiser au retour d'un conge long (maternite, maladie, sabbatique).
Etat des lieux a 6 ans Bilan recapitulatif obligatoire tous les 6 ans. Verification des obligations legales.

Premiers pas

Voici les etapes pour demarrer avec Entreview et lancer votre premiere campagne d'entretiens.

Connectez-vous a votre espace Rendez-vous sur la page de connexion et entrez vos identifiants (email + mot de passe). Votre compte est cree par l'administrateur RH de votre organisation.
Configurez vos sites et parametres Depuis le menu Parametres, renseignez les informations de votre entreprise, vos sites, et activez les notifications automatiques (rappels, relances managers, resume hebdomadaire).
Importez vos collaborateurs Allez dans Collaborateurs > Ajouter. Vous pouvez creer les comptes un par un ou importer en masse via un copier-coller depuis Excel (colonnes : prenom, nom, email, role, site, contrat, manager).
Verifiez vos trames d'entretien Dans le menu Trames, consultez les modeles d'entretien disponibles (annuel, professionnel, reprise). Chaque trame definit la structure et les questions de l'entretien.
Lancez votre premiere campagne Depuis Campagnes > Nouvelle campagne, selectionnez une trame, choisissez les sites cibles, et definissez les dates de debut et de fin. Les entretiens sont automatiquement generes pour chaque collaborateur concerne.
Suivez l'avancement en temps reel Retournez sur le Tableau de bord pour suivre les taux de completion, les retards, les prochaines echeances et l'avancement par site.

Astuce : Utilisez le raccourci Cmd+K (ou Ctrl+K) a tout moment pour ouvrir la palette de commandes et naviguer rapidement vers n'importe quelle page.

Roles et permissions

Entreview utilise un systeme de roles hierarchique pour garantir que chaque utilisateur accede uniquement aux fonctionnalites qui le concernent.

Les 5 roles

Super Admin Acces complet a la plateforme. Gere les utilisateurs, les parametres globaux, les trames et le changelog.
Admin RH Operations RH globales. Cree les campagnes, gere les collaborateurs, accede aux rapports et validations.
RRH de site Operations RH limitees a son site. Gere les collaborateurs et campagnes de son perimetre.
Manager Conduit les entretiens de son equipe. Consulte les rapports et alertes. Ne peut pas creer de campagne.
Collaborateur Consulte et prepare ses propres entretiens. Accede a son historique et ses comptes rendus.

Matrice des permissions

Fonctionnalite Super Admin Admin RH RRH Site Manager Collaborateur
Tableau de bord✓✓✓✓✓
Voir collaborateurs✓✓✓✓✓
Creer collaborateur✓✓✓——
Import en masse✓✓✓——
Creer campagne✓✓✓——
Envoyer des relances✓✓✓——
Workflow✓✓✓✓✓
Calendrier✓✓✓✓✓
Gerer les trames✓✓———
Alertes✓✓✓✓—
Validations RH✓✓✓——
Rapports & exports✓✓✓✓—
Parametres✓✓———
Changelog✓————

Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il vous offre une vue synthetique de l'ensemble de vos campagnes d'entretiens en cours.

Indicateurs cles (KPIs)

Entretiens realises Nombre d'entretiens completes par rapport au total prevu, avec pourcentage d'avancement et barre de progression.
En retard Nombre d'entretiens dont la date limite est depassee. Un indicateur de relances envoyees est affiche.
Taux de completion Pourcentage global de realisation de toutes les campagnes actives, calcule en temps reel.
Prochaine echeance Date et nombre de jours avant la prochaine fin de campagne, pour anticiper les relances.

Avancement par site

Un tableau detaille affiche pour chaque site de votre organisation : le nombre d'entretiens realises, en cours et a planifier, ainsi qu'une barre de progression visuelle. Les colonnes sont triables en cliquant sur les en-tetes.

Score de conformite

Des cartes de conformite affichent pour chaque type d'entretien (annuel, professionnel, reprise, etat des lieux 6 ans, forfait jours) le pourcentage de conformite avec un code couleur : vert (> 80%), orange (50-80%), rouge (< 50%).

Fil d'activite

Les 5 dernieres actions effectuees sur la plateforme sont affichees : creation de campagne, avancement d'un entretien, ajout d'un collaborateur, etc. Chaque entree inclut l'horodatage et une description.

Classement des managers

Un classement des 5 meilleurs managers par taux de completion est affiche, avec le nombre total d'entretiens dans leur equipe et leur pourcentage de realisation.

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer le tableau de bord par :

Site Affichez les donnees d'un site specifique ou de tous les sites.
Campagne Isolez les metriques d'une campagne en particulier.
Type d'entretien Annuel, professionnel, reprise — filtrez par categorie.
Periode Semaine, mois, trimestre, annee — ajustez la fenetre temporelle.

Collaborateurs

La page Collaborateurs centralise la gestion de l'ensemble de votre effectif. Vous y retrouvez la liste de tous les utilisateurs de la plateforme avec leurs informations cles.

Vue d'ensemble

Quatre cartes KPI affichent en haut de page : le nombre total de collaborateurs, les actifs, les absences longues / conges, et les nouveaux recrutements du mois.

Recherche et filtres

La barre de recherche permet de trouver un collaborateur par nom, prenom ou email. Vous pouvez aussi filtrer par site, statut (Actif, En conge, Suspendu), type de contrat (CDI, CDD, Alternance, Stage) et role.

Liste des collaborateurs

Le tableau affiche pour chaque collaborateur : son avatar (initiales), son nom et email, son site d'affectation, son manager, son type de contrat, la date du dernier entretien, et son statut. Les colonnes sont triables par clic sur l'en-tete. La pagination affiche 10 resultats par page avec un compteur "Affichage X-Y sur Z".

Profil collaborateur

En cliquant sur le nom d'un collaborateur, vous accedez a sa fiche complete :

Carte d'identite Avatar, nom, email, role, contrat, statut, poste, site, date d'embauche avec anciennete calculee, manager rattache.
KPIs individuels Nombre total d'entretiens, entretiens realises, date du dernier entretien, prochain entretien prevu.
Historique des entretiens Tableau complet de tous les entretiens du collaborateur : type, campagne, date, statut, manager, lien direct.
Dernier compte rendu Affichage structure : synthese, objectifs, points forts, points a ameliorer, aspirations, souhaits de formation.

Ajout et import

Ajout individuel : Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" pour creer un collaborateur avec ses informations completes (prenom, nom, email, role, site, manager, poste, contrat, date d'embauche, mot de passe).

Import en masse : Collez les donnees depuis Excel ou un fichier CSV dans la zone de texte. Les colonnes sont automatiquement detectees (separateur point-virgule ou virgule). Un mot de passe par defaut est attribue a tous les comptes importes.

Astuce : Lors de l'import, le champ manager_email permet d'associer automatiquement chaque collaborateur a son manager si celui-ci existe deja dans la base.

Campagnes

Les campagnes sont le coeur d'Entreview. Une campagne regroupe un ensemble d'entretiens du meme type, associes a une trame, et ciblent un ou plusieurs sites.

Vue d'ensemble

Quatre KPI cards affichent : les campagnes actives, les brouillons, les campagnes terminees et le taux de completion moyen. La liste des campagnes est filtrable par nom, type et statut.

Creer une campagne

Choisissez une trame Selectionnez la trame d'entretien qui definit le type et la structure (Annuel, Professionnel, Reprise, etc.).
Nommez votre campagne Donnez un nom clair (ex: "Entretiens Annuels 2026") et ajoutez une description optionnelle.
Definissez les dates Date de debut, date de fin, et date limite optionnelle. Ces dates determinent les echeances et les alertes de retard.
Selectionnez les sites cibles Cochez un ou plusieurs sites. Les entretiens seront generes pour tous les collaborateurs actifs de ces sites.
Lancez la campagne A la creation, les entretiens sont automatiquement generes pour chaque collaborateur avec le statut "planifie".

Detail d'une campagne

La page detail affiche les metriques de la campagne (total, completes, en retard, en cours, taux de completion), les informations generales (proprietaire, trame, dates), et la liste complete des entretiens avec leur statut, collaborateur, manager et site.

Relances

Depuis la vue campagne, vous pouvez envoyer des relances aux managers dont les entretiens sont en retard. Les entretiens concernes sont marques comme "en retard" et un compteur de relances est affiche dans le tableau de bord.

Entretiens

Chaque entretien suit un workflow en 7 etapes, de la preparation a l'archivage. La page de detail d'un entretien affiche toutes les informations et permet d'avancer dans le processus.

Workflow en 7 etapes

1
Preparation collaborateur
2
Preparation manager
3
Realisation
4
Compte rendu
5
Co-signature
6
Validation RH
7
Archive

Contenu d'un entretien

La fiche entretien contient :

Preparation collaborateur Notes redigees par le collaborateur en amont de l'entretien.
Preparation manager Notes et points a aborder prepares par le manager.
Compte rendu Synthese, objectifs, commentaires — redige apres la realisation.
Evaluation structuree Points forts, points a ameliorer, aspirations professionnelles, souhaits de formation.

Avancer une etape

Depuis la fiche entretien, un bouton "Avancer a l'etape suivante" permet de faire progresser l'entretien dans le workflow. Une modale de confirmation s'affiche avant chaque avancement pour eviter les erreurs. Les horodatages sont automatiquement enregistres (date de completion, date de signature, date de validation RH).

L'avancement d'etape est enregistre dans le journal d'audit avec l'identite de l'utilisateur qui a effectue l'action et l'horodatage.

Workflow

La vue Workflow offre une vision pipeline de tous vos entretiens, organises par etape. C'est la vue ideale pour identifier rapidement les goulots d'etranglement.

Pipeline visuel

Les 7 etapes sont affichees horizontalement, avec un badge indiquant le nombre d'entretiens a chaque stade. Cliquez sur une etape pour voir la liste des entretiens concernes (limite a 12 par page).

Filtres

Vous pouvez filtrer le pipeline par campagne, site et type d'entretien (Annuel, Professionnel, Reprise). Les filtres persistent quand vous changez d'etape.

Cartes entretien

Pour chaque entretien dans l'etape selectionnee, une carte affiche : le nom du collaborateur, la campagne, le manager, la date prevue, et un lien direct vers la fiche entretien complete.

Calendrier

Le calendrier offre une vue mensuelle de tous les evenements lies aux entretiens : planifications, echeances, retards.

Navigation

Utilisez les fleches Precedent / Suivant pour naviguer entre les mois. Le mois et l'annee en cours sont affiches en titre.

Evenements

Chaque jour peut contenir un ou plusieurs evenements, affiches sous forme de badges colores :

Entretien Annuel Badge couleur primaire pour les entretiens annuels d'evaluation.
Entretien Professionnel Badge bleu pour les entretiens professionnels bisannuels.
Echeance Badge orange pour les dates limites de campagne.
En retard Badge rouge pour les entretiens en depassement.

Sidebar evenements a venir

A droite du calendrier, une liste des 8 prochains evenements est affichee avec la date, le titre, la campagne associee et un badge "Bientot" pour les evenements a moins de 7 jours.

Trames

Les trames sont les modeles qui structurent vos entretiens. Chaque trame definit le type d'entretien, les sections a remplir et les questions posees.

Types de trames

Entreview propose des trames preconcues pour chaque obligation legale : Entretien Annuel d'Evaluation, Entretien Professionnel, Entretien de Reprise, Etat des lieux a 6 ans.

Gestion des trames

La page Trames affiche la liste des modeles avec leur nom, type, statut (actif/brouillon), nombre d'utilisations et date de derniere mise a jour. Vous pouvez consulter le detail d'une trame pour voir les campagnes qui l'utilisent.

L'acces aux trames est reserve aux Super Admin et Admin RH. Les autres roles ne voient pas ce menu dans la sidebar.

Alertes

Le centre d'alertes regroupe toutes les notifications importantes qui necessitent votre attention : retards, signatures en attente, validations RH.

Types d'alertes

Entretiens en retard (Critique) Entretiens dont la date limite est depassee. Affiche le nombre de jours de retard et le manager concerne.
Co-signatures en attente (Avertissement) Entretiens completes mais pas encore signes. Affiche la duree d'attente.
Validations RH en attente (Info) Entretiens signes en attente d'approbation par les RH.
Retours de conge (Info) Collaborateurs revenant d'un conge long qui necessitent un entretien de reprise.

Filtrage par onglets

Quatre onglets permettent de filtrer les alertes : Toutes, Critiques, En attente, Informatives. Chaque onglet affiche un compteur du nombre d'alertes.

Cloche de notifications

Un raccourci est disponible via la cloche dans la barre de navigation. Elle affiche les 5 dernieres notifications avec un indicateur de severite (point colore) et un lien vers la page concernee. Un point rouge apparait sur la cloche quand de nouvelles notifications sont presentes.

Validations

Le hub de validations centralise toutes les actions de signature et d'approbation en attente.

Trois onglets

Co-signatures Entretiens realises en attente de co-signature par le manager et/ou le collaborateur. Affiche la duree d'attente avec un code couleur (vert < 3j, orange 3-7j, rouge > 7j).
Validations RH Entretiens signes en attente de validation finale par le service RH. Reserve aux Super Admin, Admin RH et RRH Site.
Suivi & relances Vue combinee des retards, co-signatures en attente depuis plus de 3 jours et validations RH en attente depuis plus de 3 jours. Ideal pour le pilotage au quotidien.

Chaque entretien dans la liste affiche : le nom du collaborateur, la campagne, le manager, le site, la date prevue, et la duree d'attente formatee. Un lien direct permet d'acceder a la fiche entretien pour effectuer l'action.

Rapports & Exports

Le module Rapports offre des outils d'analyse et de visualisation pour evaluer la performance de vos campagnes d'entretiens.

Metriques globales

Taux de completion Pourcentage d'entretiens realises sur la periode selectionnee.
Total entretiens Nombre absolu d'entretiens sur la periode.
Taux de conformite Pourcentage d'entretiens non en retard.
Duree moyenne Temps moyen d'un entretien en minutes.

Visualisations

Evolution sur 12 mois : Graphique chronologique du nombre d'entretiens completes chaque mois.

Distribution par type : Graphique en secteur montrant la repartition par type d'entretien (annuel, professionnel, reprise, etc.).

Distribution par site : Graphique en secteur montrant la repartition par site geographique.

Filtres

Filtrez les rapports par periode (12 mois, 6 mois, trimestre, annee), site et type d'entretien.

Exports CSV

Trois types d'exports sont disponibles :

Export entretiens Campagne, collaborateur, manager, site, statut, date prevue — pour chaque entretien.
Export campagnes Nom, type, statut, nombre d'entretiens — pour chaque campagne.

Parametres

La page Parametres permet de configurer votre instance Entreview. Elle est accessible aux Super Admin et Admin RH uniquement.

Informations entreprise

Renseignez le nom de votre entreprise, le secteur d'activite, l'effectif et la convention collective applicable. Ces informations sont utilisees dans les exports et rapports.

Notifications

Rappels automatiques Activez/desactivez l'envoi automatique de rappels pour les entretiens a venir.
Relances managers Envoi automatique de relances aux managers dont les entretiens sont en retard.
Resume hebdomadaire Email de synthese hebdomadaire aux RH avec les indicateurs cles.
Email de bienvenue Envoi automatique d'un email de bienvenue aux nouveaux collaborateurs inscrits.

Securite

Configurez les options de securite : activation de l'authentification multi-facteurs (MFA), duree de session (en minutes), et politique de mot de passe (standard, renforce, strict).

Vue d'ensemble

La page affiche egalement un resume de vos sites (avec le nombre d'utilisateurs par site) et la repartition des roles dans votre organisation.

Raccourcis et astuces

Entreview integre plusieurs fonctionnalites transversales pour accelerer votre travail au quotidien.

Palette de commandes

Appuyez sur Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows/Linux) pour ouvrir la palette de commandes. Vous pouvez :

Recherche rapide Tapez le nom d'une page pour y acceder instantanement. Recherche fuzzy integree.
Actions rapides Creez une campagne, ajoutez un collaborateur, ou accedez aux rapports en 2 touches.

Naviguez avec les fleches ↑ ↓ et validez avec Entree. Appuyez sur Echap pour fermer.

Mode sombre

Cliquez sur le bouton "Mode sombre" en bas de la sidebar pour activer le theme sombre. Le choix est persiste dans votre navigateur et s'applique automatiquement lors de votre prochaine visite.

Tri des tableaux

Dans tous les tableaux de l'application, les en-tetes de colonnes marques par des fleches ↑↓ sont triables. Cliquez une fois pour trier par ordre croissant, une seconde fois pour l'ordre decroissant. Le tri fonctionne sur les valeurs textuelles et numeriques.

Notifications en temps reel

La cloche dans la barre de navigation affiche vos notifications les plus recentes. Un point d'indicateur apparait quand de nouvelles notifications sont presentes. Cliquez sur la cloche pour derouler le panneau, et sur une notification pour acceder directement a la page concernee.

Confirmations de securite

Les actions sensibles (signer un entretien, avancer une etape, supprimer un element) declenchent automatiquement une modale de confirmation. Vous devez explicitement confirmer l'action avant qu'elle ne soit executee, evitant ainsi les clics accidentels.

Astuce : Apres chaque action reussie (creation, modification, avancement d'etape), un toast de notification apparait en bas a droite de l'ecran pour confirmer le succes de l'operation.

Besoin d'aide supplementaire ?

Notre equipe est disponible pour vous accompagner dans la prise en main d'Entreview et repondre a toutes vos questions.

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