Guide complet Entreview

Entreview est une plateforme SaaS de gestion des entretiens RH conçue pour les PME multi-sites. Elle permet de planifier, réaliser, suivre et archiver les campagnes annuelles, forfait-jours, personnalisées et EPP 2026. L’EPP de parcours et l’état des lieux récapitulatif à 8 ans utilisent des modèles dédiés, distincts de l’évaluation de la performance. L’employeur demeure responsable de qualifier ses obligations, accords applicables, échéances et justificatifs.

À qui s’adresse Entreview ?

Modèles utilisables dans une campagne

Une nouvelle campagne utilise un modèle activable disposant d’une version ordinaire publiée. Pour un EPP, le type et le cadre doivent correspondre à l’un des deux modèles EPP 2026 dédiés. Les versions importées pour l’historique restent verrouillées.

Voici les étapes pour démarrer avec Entreview et lancer votre première campagne d'entretiens.

Entreview utilise un système de rôles hiérarchique pour garantir que chaque utilisateur accède uniquement aux fonctionnalités qui le concernent.

Les 5 rôles

Matrice des permissions

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il vous offre une vue synthétique de l'ensemble de vos campagnes d'entretiens en cours.

Indicateurs clés (KPIs)

Avancement par site

Un tableau détaillé affiche pour chaque site de votre organisation : le nombre d'entretiens réalisés, en cours et à planifier, ainsi qu'une barre de progression visuelle. Les colonnes sont triables en cliquant sur les en-têtes.

Repères EPP à vérifier

Le tableau de bord distingue les dates cibles, les bornes de contrôle, les actions à organiser, les traces tardives et les dossiers nécessitant une revue manuelle. Une trace co-signée ne prouve pas encore la remise du document final ; aucun état « conforme » ou « à jour » n'est produit.

Fil d'activité

Les 5 dernières actions effectuées sur la plateforme sont affichées : création de campagne, avancement d'un entretien, ajout d'un collaborateur, etc. Chaque entrée inclut l'horodatage et une description.

Classement des managers

Un classement des 5 meilleurs managers par taux de complétion est affiche, avec le nombre total d'entretiens dans leur équipe et leur pourcentage de réalisation.

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer le tableau de bord par :

La page Collaborateurs centralise la gestion de l'ensemble de votre effectif. Vous y retrouvez la liste de tous les utilisateurs de la plateforme avec leurs informations clés.

Vue d'ensemble

Quatre cartes KPI affichent en haut de page : le nombre total de collaborateurs, les actifs, les statuts déclaratifs d'absence longue ou de congé, et les arrivées enregistrées ce mois-ci. Ces repères proviennent des informations saisies ; Entreview ne gère ni le recrutement ni les absences.

Recherche et filtres

La barre de recherche permet de trouver un collaborateur par nom, prénom ou email. Vous pouvez aussi filtrer par site, statut (Actif, En congé, Suspendu), type de contrat (CDI, CDD, Alternance, Stage) et rôle.

Liste des collaborateurs

Le tableau affiche pour chaque collaborateur : son avatar (initiales), son nom et email, son site d'affectation, son manager, son type de contrat, la date du dernier entretien, et son statut. Les colonnes sont triables par clic sur l'en-tête. La pagination affiche 10 résultats par page avec un compteur "Affichage X-Y sur Z".

Profil collaborateur

En cliquant sur le nom d'un collaborateur, vous accédez à sa fiche complète :

Ajout et import

Ajout individuel : Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" pour créer un collaborateur avec ses informations complètes (prénom, nom, email, rôle, site, manager, poste, contrat, date d'embauche, mot de passe).

Import en masse : Collez les données depuis Excel ou un fichier CSV dans la zone de texte. Les colonnes sont automatiquement détectées (séparateur point-virgule ou virgule). Chaque collaborateur reçoit une invitation personnelle valable 72 heures et choisit lui-même son mot de passe. Aucun mot de passe commun n'est partage.

Archivage et historique

L'archivage d'un collaborateur est réversible : le compte quitte les listes actives mais ses dossiers ne sont ni supprimés ni anonymisés. Un entretien encore ouvert bloque toute suspension, mutation de site, réaffectation managériale ou changement de rôle qui romprait le parcours.

Dès qu'un compte appartient à l'historique d'un entretien, sa suppression définitive est refusée. Un parcours d'anonymisation dédié n'étant pas encore disponible, il faut conserver ou archiver le compte afin de préserver les dossiers et leurs preuves.

Les campagnes sont le cœur d'Entreview. Une campagne regroupe des entretiens du même type, associés à un modèle d'entretien et ciblés sur un ou plusieurs sites.

Vue d'ensemble

Quatre KPI cards affichent : les campagnes actives, les brouillons, les campagnes terminées et le taux de complétion moyen. La liste des campagnes est filtrable par nom, type et statut.

Créer une campagne

Détail d'une campagne

La page détail affiche les métriques de la campagne (total, terminés, en retard, en cours, taux de complétion), les informations générales (propriétaire, modèle, dates) et la liste des entretiens avec leur statut, collaborateur, manager et site.

Actualisation des retards

Depuis la vue campagne, l'action de relance crée immédiatement une notification Entreview et programme un e-mail pour les participants qui ont encore une action en attente. Un même entretien et un même destinataire ne sont pas relancés deux fois dans la même heure. L'actualisation globale des retards reste une action séparée depuis le tableau de bord.

Chaque entretien suit un parcours en 7 étapes, de la préparation à l'archivage. La page de détail affiche toutes les informations et permet d'avancer dans le processus.

Parcours en 7 étapes

Contenu d'un entretien

Une nouvelle campagne fige la version publiée de son modèle sur chaque entretien. Les questions visibles et modifiables dépendent ensuite du rôle et de l'étape. Les entretiens historiques sans copie figée conservent leur ancien formulaire afin de rester lisibles.

Un brouillon dynamique est isolé par auteur, rôle de réponse, étape et révision. Il reste invisible aux autres participants jusqu'à son partage explicite ; le contenu partagé devient immuable et l'entretien reste à la même étape tant qu'une personne habilitée ne le fait pas avancer.

Enregistrer, partager ou avancer

Enregistrer le brouillon conserve les réponses privées de l'auteur. Partager mes réponses les fige en lecture seule sans avancer l'étape. Abandonner mon brouillon le supprime à la demande de son auteur sans inscrire son contenu dans l'audit.

Lors de l'avancement, les réponses obligatoires sont contrôlées et seuls les brouillons propres à l'auteur qui agit peuvent être soumis. Le brouillon privé d'un tiers bloque l'action avec un message identique, sans révéler son auteur, son contenu ou sa version. Une RH habilitée peut libérer un brouillon devenu invalide parce que son auteur a quitté le périmètre, sans le consulter ni se l'approprier.

Si un autre onglet a enregistré une version plus récente, l'écrasement est refusé et la saisie de l'écran en conflit reste affichée pour être relue ou copiée. Les passages d'étape et les changements d'état sont enregistrés automatiquement.

Les décisions prises pendant l'entretien peuvent devenir des actions suivies : intitulé, description, responsable, échéance et statut. Elles restent rattachées au dossier concerné sans transformer Entreview en outil généraliste de gestion de projet.

Le responsable autorisé peut mettre à jour l'avancement. Les changements sont versionnés et journalisés ; une modification concurrente est refusée plutôt que d'écraser silencieusement l'état le plus récent.

Le menu Formations porte le plan de développement des compétences, année par année. Il prolonge les entretiens : un besoin décidé en entretien peut y être arbitré, planifié, budgété puis tracé, sans ressaisie.

Du besoin à la session

Budgets et exports

Le plan affiche ses indicateurs (besoins, sessions, participants, coûts prévus et réalisés) et une synthèse budgétaire par site. Quatre exports CSV sont disponibles selon la formule et les droits : besoins de développement, sessions, participants et présences, synthèse du plan par site.

La vue Suivi des entretiens présente tous les dossiers par étape. Elle permet d'identifier rapidement ce qui bloque et les actions à relancer.

Pipeline visuel

Les 7 étapes sont affichées horizontalement, avec un badge indiquant le nombre d'entretiens à chaque stade. Cliquez sur une étape pour parcourir la liste des entretiens concernés, par pages de 12 résultats.

Filtres

Vous pouvez filtrer le pipeline par campagne, site et type d'entretien. Les catégories historiques peuvent rester visibles dans les filtres sans être utilisables pour un nouveau lancement. Les filtres persistent quand vous changez d'étape.

Cartes entretien

Pour chaque entretien dans l'étape sélectionnée, une carte affiche : le nom du collaborateur, la campagne, le manager, la date prévue, et un lien direct vers la fiche entretien complète.

Le calendrier offre une vue mensuelle de tous les événements liés aux entretiens : planifications, échéances, retards.

Navigation

Utilisez les flèches Précédent / Suivant pour naviguer entre les mois. Le mois et l'année en cours sont affichés en titre.

Événements

Chaque jour peut contenir un ou plusieurs événements, affichés sous forme de badges colorés :

Sidebar événements à venir

À droite du calendrier, une liste des 8 prochains événements est affichée avec la date, le titre, la campagne associée et un badge "Bientôt" pour les événements à moins de 7 jours.

Les modèles d'entretien — parfois appelés trames — structurent vos rendez-vous. Chaque modèle définit le type d'entretien, les sections à remplir et les questions posées.

Types de modèles

Entreview permet de lancer les modèles d’entretien annuel, de forfait-jours, personnalisés ainsi que les modèles EPP 2026 dédiés au parcours professionnel et à l’état des lieux récapitulatif à 8 ans. Les modèles EPP restent séparés de l’évaluation annuelle.

Gestion des modèles

La page Modèles d'entretien affiche les versions publiées et le brouillon de travail éventuel. L'éditeur gère des sections, huit types de blocs ou questions, leurs options et les droits de lecture, modification et obligation par rôle et étape.

Une version publiée est immuable. Pour faire évoluer un formulaire, la RH crée une nouvelle version ; les campagnes déjà lancées conservent leur snapshot, tandis qu'une nouvelle campagne épingle la version publiée retenue.

Une version créée par la reprise d'un historique est signalée « Reprise historique à convertir » et reste en lecture seule. Pour un modèle activable, « Créer une version éditable » produit une copie à vérifier puis publier. Cette action ne réactive jamais les anciens modèles EPP 2 ans / 6 ans.

Le centre d'alertes regroupe toutes les notifications importantes qui nécessitent votre attention : retards, prises de connaissance en attente et validations RH.

Types d'alertes

Filtrage par onglets

Quatre onglets permettent de filtrer les alertes : Toutes, Critiques, En attente, Informatives. Chaque onglet affiche un compteur du nombre d'alertes.

Cloche de notifications

Un raccourci est disponible via la cloche dans la barre de navigation. Elle affiche les 5 dernières notifications avec un indicateur de sévérité (point coloré) et un lien vers la page concernée. Un point rouge apparaît sur la cloche quand de nouvelles notifications sont présentes.

Le hub de validations centralise les prises de connaissance et les validations RH en attente.

Trois onglets

Chaque entretien dans la liste affiche : le nom du collaborateur, la campagne, le manager, le site, la date prévue, et la durée d'attente formatée. Un lien direct permet d'accéder à la fiche entretien pour effectuer l'action.

Le module Rapports offre des outils d'analyse et de visualisation pour évaluer la performance de vos campagnes d'entretiens.

Métriques globales

Visualisations

Évolution sur 12 mois : Graphique chronologique du nombre d'entretiens complétés chaque mois.

Distribution par type : graphique en secteur montrant la répartition des modèles lançables et, lorsqu'ils existent, des dossiers historiques conservés.

Distribution par site : Graphique en secteur montrant la répartition par site géographique.

Repères EPP à vérifier : Aide à la revue des cibles et bornes première année, 4 ans, 8 ans, reprise, mi-carrière et fin de carrière. Le filtre par site s'applique ; les filtres de période et de type ne modifient pas cette photographie courante.

Filtres

Filtrez les rapports par période (12 mois, 6 mois, trimestre, année), site et type d'entretien.

Exports CSV

Huit types d'exports sont disponibles :

Documents finaux et export RGPD

Après validation RH, le service génère jusqu'à trois PDF distincts pour les audiences collaborateur, manager et RH. Chaque représentation ne contient que les réponses partagées autorisées et les blocs d'information visibles ; les brouillons privés en sont exclus. Le PDF, son empreinte, son manifeste et sa révision sont archivés dans un stockage privé.

Une demande d'accès au portail, un envoi par e-mail ou une remise en main propre produit une preuve de remise séparée du document. Générer un PDF ne prouve donc pas à lui seul sa transmission.

L'export RGPD administré restitue au collaborateur sa vue autorisée. Pour un entretien en cours, il peut inclure uniquement le brouillon courant du collaborateur, sans brouillon manager ou RH ni métadonnée technique d'auteur, de clé ou de verrouillage.

La page Paramètres permet de configurer votre instance Entreview. Elle est accessible aux Super Admin et Admin RH uniquement.

Informations entreprise

Renseignez le nom de votre entreprise, le secteur d'activité, l'effectif et la convention collective applicable. Ces informations restent disponibles dans la configuration de l'instance.

Notifications

Sécurité

Configurez la durée d'inactivité de session et la politique de mot de passe (standard ou renforcée). L'authentification multi-facteurs et le SSO ne sont pas disponibles dans cette version.

Vue d'ensemble

La page affiche également un résumé de vos sites (avec le nombre d'utilisateurs par site) et la répartition des rôles dans votre organisation.

Entreview intègre plusieurs fonctionnalités transversales pour accélérer votre travail au quotidien.

Palette de commandes

Appuyez sur Cmd+K (Mac) ou Ctrl+K (Windows/Linux) pour ouvrir la palette de commandes. Vous pouvez :

Naviguez avec les flèches ↑ ↓ et validez avec Entrée. Appuyez sur Échap pour fermer.

Mode sombre

Cliquez sur le bouton "Mode sombre" en bas de la sidebar pour activer le thème sombre. Le choix est persiste dans votre navigateur et s'applique automatiquement lors de votre prochaine visite.

Tri des tableaux

Dans tous les tableaux de l'application, les en-têtes de colonnes marqués par des flèches ↑↓ sont triables. Cliquez une fois pour trier par ordre croissant, une seconde fois pour l'ordre décroissant. Le tri fonctionne sur les valeurs textuelles et numériques.

Notifications récentes

La cloche dans la barre de navigation affiche les notifications calculées lors du chargement de la page. Un point d'indicateur apparaît quand des éléments sont présents. Cliquez sur la cloche pour dérouler le panneau, et sur une notification pour accéder à la page concernée.

Confirmations de sécurité

Les actions sensibles (confirmer une prise de connaissance, avancer une étape, supprimer un élément) déclenchent automatiquement une modale de confirmation. Vous devez explicitement confirmer l'action avant qu'elle ne soit exécutée, évitant ainsi les clics accidentels.